Những điều không thể bỏ qua khi tìm hiểu về văn phòng chia sẻ Coworking Space

Hình thức thuê văn phòng chia sẻ (hay còn gọi là dịch vụ cho thuê chỗ ngồi làm việc Coworking place) hiện nay đã rất phổ biến tại TPHCM và Hà Nội, với số lượng các văn phòng được mở lên ngày càng tăng, chất lượng phục vụ được nâng lên đáng kể. Vậy khách hàng nhận được gì từ việc thuê loại hình văn phòng chia sẻ này thay vì các hình thức thuê mướn văn phòng truyền thống? Và bạn sẽ cần lưu ý điều gì khi quyết định sử dụng dịch vụ văn phòng chia sẻ Coworking place này?

Văn phòng chia sẻ là gì?

Dịch vụ cho thuê văn phòng chia sẻ là hình thức thuê văn phòng mới được phát triển khoảng vài năm trở lại đây ở TPHCM và Hà Nội. Đây là hình thức cho thuê chỗ ngồi làm việc trong 1 không gian văn phòng chung, được trang bị đầy đủ các tiện ích mà 1 văn phòng cao cấp cần có. Tất nhiên, khi sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng làm việc chia sẻ này, bạn sẽ được sử dụng thoải mái tất cả các tiến nghi ở đây mà không cần thêm bất kì chi phí gì ngoài phí thuê chỗ ngồi làm việc.

Tại TPHCM và Hà Nội, bạn dễ dàng bắt gặp mô hình văn phòng chia sẻ này với nhiều tên gọi khác nhau như: Coworking space, cho thuê chỗ ngồi làm việc,… Đây là giải pháp hoàn hảo cho nhiều đối tượng và doanh nghiệp Việt Nam, được nhiều chuyên gia sự định là sẽ được mở rộng hơn trong thời gian sắp tới.

Vì sao mô hình văn phòng chia sẻ lại được ưa chuộng đến vậy?

So với các loại hình văn phòng cho thuê truyền thống, văn phòng ảo,… hiện nay, việc thuê chỗ ngồi làm việc trong văn phòng chia sẻ có thể mang lại cho khách hàng nhiều lợi ích. Cụ thể:

• Tiết kiệm tất cả các chi phí cho việc set up trang thiết bị cho văn phòng (máy in, máy fax, Scanner, máy lạnh, bàn, ghế, decor,…). Các cá nhân mặt khác còn được sử dụng thoải mái tất cả các trang thiết bị với chất lượng tốt nhất, chi phí duy nhất mà bạn bỏ ra đó là phí thuê chỗ ngồi cá nhân.
• Thiết kế văn phòng hiện đại và đẹp mắt. Hầu hết tất cả các văn phòng chia sẻ đều có lối kiến trúc ưa nhìn và dễ tạo cảm hứng làm việc, ánh sáng tốt, thoáng mát, mang đến 1 hình ảnh chuyên nghiệp.
• Miễn phí dịch vụ (trà, nước, café, điện, cáp mạng, internet, đường truyền điện thoại, phụ phí phát sinh,…).
• Được phục vụ bởi đội ngũ lễ tân, bảo vệ chuyên nghiệp của đơn vị quản lý văn phòng.
• Sử dụng địa chỉ văn phòng như địa chỉ hợp pháp của doanh nghiệp, phục vụ cho việc kí kết hợp đồng, giao nhận, tiếp đón khách hàng,… như địa chỉ riêng của doanh nghiệp.
• Tiết kiệm thời gian đáng kể cho việc lắp đặt, tìm kiếm, thiết kế văn phòng, di dời. Mọi vấn đề phát sinh về văn phòng sẽ được bộ phân chịu trách nhiệm quản lý.

Văn phòng làm việc chia sẻ – Coworking Space phục vụ những đối tượng nào?

Với ưu điểm vượt trội hơn hẳn các văn phòng cho thuê truyền thống, loại hình thuê văn phòng trọn gói này giúp các đối tượng:

• Doanh nghiệp vừa và nhỏ, có số lượng nhân viên từ ít đến trung bình, mong muốn tiết kiệm chi phí cho không gian làm việc, đồng thời tối ưu hóa các công việc về quản lý văn phòng.
• Những Freelancer, người làm việc không cố định, hay di chuyển, người làm việc online,…
• Cá nhân hoặc nhóm làm công việc khảo sát, thăm dò thị trường, hay công tác ngắn hạn tại nhiều nơi khác nhau.
• Cá nhân hoặc nhóm nhỏ cần có không gian làm việc, họp bàn riêng, độc lập.
• Nhóm nhỏ hợp tác kinh doanh, hoạt động theo dự án trong khoảng thời gian ngắn.

Lưu ý không thể bỏ qua khi thuê chỗ ngồi trong văn phòng trọn gói Coworking Space:

Hiện nay, chỉ tính riêng 2 thành phố là Hà Nội và TPHCM, tại Việt Nam có tới hàng chục nhà cung cấp dịch vụ cho thuê chỗ ngồi làm việc trong Coworking Space. Kéo theo đó là hàng trăm địa chỉ văn phòng cho thuê trọn gói khiến bạn khó khăn hơn trong việc lựa chọn 1 nhà cung cấp uy tín. Để lựa chọn 1 địa chỉ văn phòng chia sẻ tốt, bạn cần chú ý đến:

• Mục tiêu thuê văn phòng của bạn là gì? (không gian, tiết kiệm chi phí, trang thiết bị hay chỉ đơn giản là sự linh hoạt trong di chuyển?) Từ đó, hãy xem xét đâu mới là không gian phù hợp nhất với bạn.
• Thiết kế và không gian nội ngoại thất có thoáng đãng, phục vụ tốt cho quá trình làm việc, tinh thần của các thành viên hay không.
• Trang thiết bị có đầy đủ để phục vụ hoạt đông và nhu cầu của doanh nghiệp hay không.
• Chú ý đến dịch vụ hỗ trợ và đáp ứng yêu cầu của khách hàng (tiện ích, phục vụ đời sống tinh thần, khai báo thuế quan, địa chỉ hợp pháp,…).
• Đơn vị cho thuê có đảm bảo được sự riêng tư và bảo mật thông tin của khách hàng hay không
• Giá cả có phù hợp với điều kiện của văn phòng hay không.
• Đơn vị quản lý có nhanh chóng đáp ứng các yêu cầu của khách hàng hay không.

Với sự hình thành, phát triển nhanh chóng của các doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay, hình thức văn phòng chia sẻ dự đoán là sẽ được nhiều người lựa chọn. Khách hàng có nhu cầu thuê chỗ ngồi làm việc cần tìm hiểu kỹ để có được 1 địa chỉ phù hợp với yêu cầu của mình nhất.