Lưu ý về hồ sơ khi lập văn phòng đại diện

Việc thành lập văn phòng đại diện hiện nay đã khá phổ biến tại Việt Nam. Để thành lập 1 văn phòng đại diện hoặc chi nhánh, doanh nghiệp không chỉ cần có cách thu xếp, tổ chức ổn thỏa mà về mặt pháp lý, bạn cần tuân thủ đúng các quy định về hồ sơ, thủ tục thành lập văn phòng đại diện của pháp luật.

Khái niệm văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện là 1 trong những bộ phận trực thuộc 1 doanh nghiệp hợp pháp, không cần thiết phải đặt chung địa chỉ, chung thành phố hay chung quốc gia với trụ sở chính hoặc địa chỉ đăng kí hoạt động kinh doanh. Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh sản phẩm, hàng hóa mà chỉ thực hiện nhiệm vụ đại diện pháp lý cho doanh nghiệp mà nó trực thuộc.

Doanh nghiệp dùng văn phòng đại diện vào các công việc: liên lạc với đối tác, khách hàng, cung cấp và trao đổi thông tin với các bên làm việc, thực hiện các công việc liên quan đến thị trường (tiếp cận, khảo sát, lấy ý kiến,…).

Văn phòng đại diện có thể có con dấu riêng, thực hiện các giao dịch thay cho công ty mẹ nhưng không phát sinh doanh thu hay chi phí cho việc kinh doanh, hợp tác với đối tác, khách hàng. Do đó, các văn phòng đại diện này không phát sinh các chứng từ, thủ tục thuế.

Hồ sơ, thủ tục thành lập văn phòng đại diện:

Việc thành lập 1 văn phòng đại diện bất kì đều phải tuân thủ các quy định của pháp luật, cụ thể:

Hồ sơ cần có để thành lập văn phòng đại diện:

• Việc thành lập văn phòng đại diện được diễn tra sau khi doanh nghiệp đã được đăng kí hợp pháp.
• Bản thông báo về việc thành lập văn phòng đại diện của doang nghiệp (xem chi tiết quy định về thông báo này tại thông tư 02/2019/TT-BKHĐT).
• Bản sao công chứng giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh của doanh nghiệp, công ty mẹ.
• Biên bản họp bàn và quyết định về việc thành lập văn phòng đại diện có sự chấp thuận hợp pháp của 1 trong các thành phần sau:
• Hội đồng thành viên (đối với công ty trách nhiệm hữu hạn có từ 2 thành viên trở lên)
• Chủ sở hữu công ty/ hội đồng thành viên/ chủ tịch công ty (đối với công ty trách nhiệm hữu hạn 1 thành viên).
• Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần).
• Các thành viên hợp danh (đối với công ty hợp danh).
• Trường hợp người đứng đầu văn phòng đại diện không phải là cá nhân đại diện pháp luật, cổ đông, thành viên, người đứng đầu công ty, doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện.
• 1 bản sao CMND/ thẻ căn cước/ hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện.
• Giấy chứng nhận địa điểm đặt văn phòng đại diện thuộc quyền sử dụng của doanh nghiệp.
• Giấy giới thiệu/ ủy quyền cho người nộp hồ sơ.
• 1 bản sao công chứng CMND/ thẻ căn cước/ hộ chiếu còn hiệu lực của người nộp hồ sơ.
• Trường hợp văn phòng đại diện được thành lập ở nước ngoài, doang nghiệp cần chuẩn bị thêm thông báo về việc thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài.

 Các bước và thủ tục thành lập văn phòng đại diện hợp pháp:

Sau khi chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ, hồ sơ nêu trên, doanh nghiệp có nhu cầu mở văn phòng đại diện tiến hành các bước thủ tục sau:

Bước 1: Nộp đầy đủ hồ sơ có chữ ký hợp pháp tại Sở Kế Hoạch và Đầu Tư. Ở bước này, doanh nghiệp có thể sử dụng 1 trong 2 cách để nộp hồ sơ:

• Đăng kí, nộp hồ sơ trực tuyến trên cổng thông tin đăng kí doanh nghiệp quốc gia.
• Đăng kí tại phòng đăng kí kinh doanh cấp tỉnh, thành phố nơi văn phòng đại diện sẽ hoạt động và đóng lệ phí 100.000đ.

Bước 2: Hoàn nhận lại các hồ sơ cần thiết gồm hồ sơ nội bộ và giấy chứng nhận đăng kí văn phòng đại diện.

Các hồ sơ hợp lệ sẽ được cơ quan chức năng phê duyệt và trả kết quả trong khoảng 3 ngày. Trường hợp đối với văn phòng đại diện hoạt động ở nước ngoài sẽ được phòng đăng kí kinh doanh bổ sung thông tin của văn phòng đại diện trong cơ sở dữ liệu quốc gia.

Các lưu ý khi đăng kí thành lập văn phòng đại diện:

Địa chỉ đăng kí và hoạt động của văn phòng đại diện không phải là nhà tập thể hay chung cư.

Trường hợp văn phòng đại diện là địa chỉ khác quận/ huyện so với trụ sở chính của doang nghiệp, cần xác nhận nghĩa vụ thuế với chi cục thuế cũ.

Từ ngày 1/1/2017, các văn phòng đại diện sau khi thành lập, có phát sinh hoạt động kinh doanh phải đóng 1 khoản thuế môn bài là 1.000.000đ/ năm (theo quy định của Nghị định 139/2016/TT-BTC).

Hi vọng những thông tin trên đây về hồ sơ, thủ tục, lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện mà chúng tôi tổng hợp trên đây có thể giúp bạn dễ dàng hơn trong việc đăng kí, đưa văn phòng đại diện của doanh nghiệp sắp tới đi vào hoạt động nhanh chóng. Nếu quý khách hàng có nhu cầu thuê văn phòng trọn gói để làm văn phòng đại diện vui long liên hệ Cyber Real để được tư vấn tốt nhất.