Văn phòng ảo là gì? Có nên thuê văn phòng ảo hay không?

Bạn đã từng nghĩ đến 1 loại hình văn phòng mà ở đó, bạn không phải tốn bất kì 1 chi phí nào cho quản lý nhân sự, set up, lắp đặt trang thiết bị văn phòng mà vẫn đảm bảo mọi công việc hành chính vẫn diễn ra suông sẻ chưa? Đó chính là 1 trong những thế mạnh giúp loại hình kinh doanh cho thuê văn phòng ảo hiện nay phát triển mạnh mẽ và được nhiều cá nhân, doanh nghiệp vừa và nhỏ lựa chọn. Vậy văn phòng ảo là gì và bạn có nên thử sử dụng hình thức thuê văn phòng này hay không?

Khái niệm văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo là dịch vụ cho thuê văn phòng với diện tích 0m2, khách hàng không cần phải có mặt, làm việc tại địa chỉ này mà chỉ cần giám sát tất cả các hoạt động từ xa. Tại văn phòng ảo, đơn vị quản lý sẽ có trách nhiệm thực hiện các công việc hành chính, sổ sách, liên hệ, tiếp nhận khách hàng thông qua 1 hoặc 1 vài nhân viên của ban quản lý văn phòng ảo.

Khách hàng thuê loại văn phòng này sẽ được sử dụng các dịch vụ, tiện ích của văn phòng bao gồm:

• Địa chỉ hợp pháp của văn phòng. Tại địa chỉ này sẽ đước gắn Logo, bản hiệu hợp pháp của tất cả khách hàng và làm nơi giao dịch, tiếp nhận thông tin.
• Bạn không phải chuyển đồ đạc hay lắp đặt trang thiết bị. Tất cả các phòng làm việc tại đây đã đáp ứng đầy đủ các yêu cầu cần thiết của 1 văn phòng (máy fax, máy in, Scanner,…).
• Doanh nghiệp có thể tối ưu hóa về nhân viên, quản lý nhân sự và chất lượng làm việc của bộ phận thư kí, lễ tân. Tất cả các hoạt động cần đến lễ tân hay thư kí đều được nhân viên phụ trách của ban quản lý tiếp nhận. Sau đó, toàn bộ thông tin, chứng từ sẽ được chuyển giao nhanh chóng đến chủ doanh nghiệp.
• Linh hoạt thời gian và không gian làm việc. Bạn hoàn toàn điều khiển, nắm bắt tình hình làm việc của văn phòng từ xa và trong bất kì hoàn cảnh nào, không bó buộc bạn phải đến trực tiếp văn phòng mỗi ngày.
• Sử dụng văn phòng ảo tiết kiệm được chi phí về thuê, quản lý nhân sự, phí lắp đặt trang thiết bị, phí trang trí và duy trì nội thất,… Chỉ với 1 mức phí khá thấp cho dịch vụ thuê văn phòng ảo, tất cả các vấn đề phát sinh đều sẽ được bộ phận quản lý giải quyết.

Hình thức thuê văn phòng ảo thích hợp với những đối tượng nào?

Với những đặc điểm ưu việt mà văn phòng ảo đang sở hữu, nó được đánh giá cao và chọn lựa bởi các đối tượng gồm:

• Chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ, ít nhân viên hoặc làm việc chủ yếu online tại nhà.
• Doanh nghiệp muốn tối ưu hóa tất cả các loại chi phí và công tác quản lý nhân sự, văn phòng, các hoạt động giấy tờ, hành chính.
• Mong muốn có được hình ảnh doanh nghiệp chuyên nghiệp, thương hiệu được đặt tại nơi có vị trí địa lý thuận lợi. Đa phần các công ty mở dịch vụ cho thuê văn phòng ảo thường đặt trụ sở tại những nơi thuân lợi giao thông và có vị trí tốt nên rất được nhiều người tin tưởng.
• Người hoạt động kinh doanh, dịch vụ cần có địa chỉ doanh nghiệp hợp pháp, thực hiện giao dịch thực tế, tiếp nhận thông tin tại địa chỉ thực.

Văn phòng ảo cho thuê có hợp pháp hay không?

Tới nay, chưa có quy định nào của pháp luật quy định cụ thể về loại hình văn phòng ảo này do đây là 1 thuật ngữ phát sinh trong quá trình phát triển các loại hình kinh doanh cũng như tổ chức làm việc. Do đó, khi xét về tính hợp pháp của văn phòng ảo, người ta chỉ xét trên các văn bản pháp luật hiện hành liên quan đến luật doanh nghiệp. Cụ thể:

Luật doanh nghiệp 2014 quy định về khái niệm doanh nghiệp: là tổ chức có tên riêng, có tài sản và địa chỉ cụ thể (nằm trên lãnh thổ Việt Nam, địa chỉ xác minh bao gồm số nhà, hẻm, đường, phường, quận/ huyện, tỉnh/ thành phố), được đăng kí thành lập theo quy định của pháp luật, có thông tin liên hệ bao gồm số điện thoại, số fax, thư điện tử (nếu có).

Bên cạnh đó, pháp luật không có quy định thêm về số lượng doanh nghiệp được đặt tối đa tại 1 địa chỉ hợp pháp, đồng thời không có yêu cầu về diện tích tối thiểu/ tối đa của 1 doanh nghiệp bất kì. Do đó, việc 1 doanh nghiệp hợp pháp đặt trụ sở của mình tại 1 văn phòng ảo (địa chỉ hợp pháp) với diện tích 0m2 là điều hoàn toàn đúng pháp luật.

Tuy nhiên, khi đặt văn phòng tại đây, khách hàng cần đảm bảo tuân thủ đúng tất cả các quy định của pháp luật về thuế, vận chuyển, ngân hàng, thương mại,… để hoạt động theo đúng tiêu chuẩn mà 1 doanh nghiệp cần có. Việc thuê văn phòng ảo chỉ giúp bạn giải quyết các vấn đề liên quan đến tổ chức doanh nghiệp và không đồng nghĩa với việc mượn đó làm đòn bẩy để lách luật. Chúc các bạn tìm được 1 văn phòng ảo thích hợp với yêu cầu của mình.